O Programa de Gestão
Documental do Tribunal Regional do Trabalho da Terceira Região é
desenvolvido desde o ano de 2000, quando foi instituída a Comissão
Técnica para a Gestão de Documentos Arquivísticos, por meio da
Portaria da Presidência nº 118, de 18 de dezembro de 2000.
Com a edição do Provimento
TST/CGJT nº 10, de 06 de dezembro de 2002, o Tribunal reestruturou o
programa por meio do Ato Regulamentar nº 04, de 12 de dezembro de 2003,
que instituiu a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e aprovou o
Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos Relativos à Atividade-Meio do Tribunal Regional do Trabalho da
Terceira Região. A Comissão Permanente, coordenada pela Diretoria da
Secretaria do Arquivo-Geral, passou a contar com representantes do
Gabinete da Presidência, da Corregedoria Regional, da Diretoria-Geral, da
Diretoria-Geral Judiciária, da Diretoria da Secretaria de Coordenação
Administrativa e da Diretoria da Secretaria de Coordenação de Informática,
além de um representante do Centro de Memória, como órgão de
assessoramento.
A aprovação do Plano de
Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
Relativos à Atividade-Meio dotou a Comissão de um instrumento central para
a normalização das tarefas arquivísticas, que foram concentradas em duas
frentes, sob a coordenação do Arquivo. Em primeiro lugar, os setores
administrativos foram orientados para a aplicação da Tabela quando do
arquivamento e remessa dos documentos ao Arquivo, procedendo ao descarte
dos documentos não arquivísticos e remetendo apenas aqueles com prazo de
guarda determinado na Tabela. Em segundo lugar, o Arquivo procedeu à
avaliação do acervo administrativo acumulado entre os anos 1941 e 1980, do
que resultaram descartes de documentação desprovida de valor
administrativo ou histórico. Os documentos de valor histórico foram
recolhidos para guarda permanente no Arquivo do Tribunal e catalogados no
Sistema Eletrônico de Arquivamento de Documentos (SEAD), na forma do Plano
de Classificação aprovado.
Para o gerenciamento adequado
da documentação de caráter permanente da Instituição, a Diretoria da
Secretaria do Arquivo-Geral instituiu o seu Núcleo de Arquivo Permanente.
O Núcleo desenvolve
atividades de
recolhimento, higienização, catalogação e guarda dos documentos tombados
na forma da Tabela, além daqueles anteriormente tombados por decisões
administrativas, tais como os antigos livros de protocolo e tramitação de
ações, as atas de audiências e decisões proferidas em Primeira Instância e
os acórdãos do Tribunal. O Núcleo responde ainda pelo atendimento aos
usuários, funcionando como um arquivo público. Todo o trabalho
desenvolvido tem objetivo a constituição de um Arquivo Histórico da
Justiça Trabalhista Mineira, cujas bases já se encontram consolidadas.
No ano de 2005, a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos elaborou e aprovou os instrumentos
para a gestão da área fim. Em face das mudanças perpetradas após a eleição
e posse da Administração para o biênio 2006-2007, a coordenação da
Comissão Permanente foi transferida para a Diretoria da Secretaria de
Coordenação Administrativa, por meio da Portaria nº 118, de 28 de março de
2006, que também indicou os novos representantes dos setores que a
compõem.
Admitidos pela Administração
do Tribunal, os instrumentos de gestão da área fim foram aprovados pelo
Tribunal Pleno por meio da Resolução Administrativa nº 121/2007. A
proposição original contém exposição de motivos, minuta de proposição para
a gestão de autos findos de processos judiciais e da documentação da
administração judiciária (publicada na forma da RA), com cinco anexos:
I. Plano de Classificação e
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área Judiciária;
II. Plano de Classificação e
Tabela de Temporalidade e Destinação de Autos Findos de Processos
Judiciais;
III. Termo de Eliminação de
Documentos;
IV. Alterações no Plano de
Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
Relativos à Atividade-Meio;
V. Termo de Eliminação de
Autos Findos de Processos Judiciais.
A vigência da RA 121/2007
revogou expressamente a Portaria da Presidência nº 80/2001, atualizando os
procedimentos para eliminação de autos findos de processos originários das
Varas do Trabalho. Assim consolidadas as normas de gestão, retomou-se o
trabalho de análise e avaliação da documentação administrativa e
judiciária arquivada a partir do ano de 1982. De tal seleção restaram
eliminados, em novembro de 2008, os documentos administrativos desprovidos
de valor primário e secundário (Edital de Eliminação de Documentos nº
01/2008).
A temporalidade da guarda de
autos findos de processos judiciais foi alterada por meio da Resolução
Administrativa nº 77/2008, passando de 05 para 15 anos o prazo de
arquivamento intermediário. A alteração visou atender a recomendação do
Ministro João Oreste Dalazen,
Corregedor-Geral da Justiça do Trabalho,
constante da ata da correição
ordinária realizada neste Regional no período de 16 a 20 de junho de 2008.
Entretanto, em 25 de novembro de 2009, a própria
Corregedoria-Geral publicou o Ato GCGJT nº 007/2009 – TST, que deu
nova redação ao parágrafo único do art. 112 da Consolidação dos
Provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho, para fixar em 5
(cinco) anos o prazo de guarda de autos de processos findos de primeiro e
segundo graus. O prazo, então, foi novamente
alterado no âmbito da Terceira Região por meio da Resolução Administrativa
nº 152/2009, publicada no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho em
29/12/2009.
Belo Horizonte, 19 de
fevereiro de 2010.
